16+

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ПОРЯДОК ПЕРЕХОДА

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. О нюансах перехода рассказывает начальник Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Уярском районе (межрайонное) Елена ВЛАДЫКИНА.

– Елена Борисовна, чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки? 

– Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал указ президента от 09.05.2017 № 203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». 

В связи с изменениями в Трудовом кодексе РФ, с 1 января 2020 года у нас появилась возможность вести трудовые книжки в электронном варианте. Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учёта. 

– Какие преимущества вы видите у электронного формата трудовых книжек? 

– Электронная форма имеет целый ряд преимуществ – это удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности. Сведения можно в любой момент получить в личном кабинете на сайте ПФР или портале государственных услуг. Минимизация ошибочных и неточных данных позволяет дистанционно оформлять пенсии по сведениям лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения гражданами. Работодателям электронный формат поможет снизить издержки на ведение бумажных книжек, анализировать данные о трудовой деятельности, упростить дистанционное трудоустройство. Отмечу, что работодатели должны вести электронные трудовые книжки в отношении всех своих сотрудников, в том числе и в отношении тех, кто сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки. 

– Безопасен ли такой формат для работодателей и самих сотрудников? Где хранятся записи, размещаемые в базе данных ПФР? 

– Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищённости информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных невозможны. Информация с лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных. 

– Является ли электронный формат обязательным к выбору или добровольным? 

– Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека. 

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. 

– Должны ли работодатели уведомлять сотрудников о возможности такого перехода? 

– Конечно. До 31 октября 2020 года в соответствии с законодательством работодатели были обязаны письменно уведомить работников о праве сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой. 

Работники, в свою очередь, до 31 декабря 2020 года должны определиться со способом ведения трудовой книжки путём подачи письменного заявления своему работодателю независимо от того, какую трудовую книжку он выбирает – бумажную или электронную. 

– Итак, работник сделал выбор... 

– Граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года. 

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге. 

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. 

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. 

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. 

– А если человек по какой-либо причине не смог написать заявление? 

– В таком случае эти граждане вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся: 

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период: 

а) временной нетрудоспособности; 
б) отпуска; 
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; 

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений. 

– Какие сведения, связанные с трудовыми книжками, должны в настоящее время представлять в Пенсионный фонд работодатели? 

– Работодатели обязаны предоставлять в ПФР в электронном виде: 

– сведения о любых кадровых изменениях по работнику, которые произошли внутри организации (например, перевод с одной должности на другую, переименование самой организации), не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения; 
– сведения о приёме на работу или увольнении с работы – не позднее 1 рабочего дня со дня издания соответствующего приказа (распоряжения). 

– Если говорить об Уярском районе, насколько активно наши работодатели и работающие граждане выбирают электронные трудовые книжки? 

– В последнее время люди более активно переходят именно на электронный формат ведения трудовой книжки. Если ещё в начале года граждане либо не подавали никаких заявлений, либо же сохраняли бумажные трудовые книжки, то на сегодняшний день ситуация меняется. 

За 10 месяцев 2020 года в Межрайонное управление (Уярский, Манский, Ирбейский районы и г. Бородино) сведения о трудовой деятельности в ПФР представлено на 5 370 работников. Большинство оставили трудовую книжку в бумажном варианте. Выбор электронной трудовой книжки сделали 8,2 % работников. 

Ещё раз хочу отметить, что электронный формат трудовой книжки – это безопасно, просто и намного удобнее, чем может показаться на первый взгляд.

Комментариев нет:

Отправка комментария